Outlook – Préparation au niveau Avancé - TOSA
Formation mixte : 14h de tutorat et 15h de Fast learning
Formation créée le 08/11/2021. Dernière mise à jour le 22/03/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation pratique vous permettra d'approfondir vos connaissances et de développer votre maîtrise des fonctionnalités et bonnes pratiques du logiciel Outlook de façon avancée. Elle intègre en fin de stage, le passage de l'examen de certification TOSA® qui attestera de votre niveau de compétences. A l’issue de la formation, le stagiaire aura : • une bonne maîtrise d’Outlook et de toutes ses fonctionnalités, • une meilleure efficacité dans sa communication via Outlook, • une meilleure organisation de son planninget de ses tâches. Formation en petit groupe, axée sur la pratique, basée sur des exemples concrets proposés par le(s)stagiaire(s). Passage de la Certification TOSA pour Outlook OBLIGATOIRE.
Objectifs de la formation
- Configurer et personnaliser un compte Outlook
- Exploiter et paramétrer sa messagerie
- Organiser et gérer ses contacts
- Créer des réunions
- Exploiter les catégories et les indicateurs de suivi
- Utiliser les règles
- Maîtriser les calendriers et les partager
- Coordonner et optimiser l'usage de son calendrier et la gestion de ses activités
- Passage OBLIGATOIRE de la Certification TOSA Outlook
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Salarié d’entreprise souhaitant acquérir la maîtrise du logiciel Outlook pour améliorer sa productivité dans le travail quotidien.
- Demandeur d'emploi souhaitant valider ses compétences sur ce logiciel
Prérequis
- Avoir le niveau opérationnel ou équivalent
Contenu de la formation
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Généralités :
- Pourquoi utiliser Outlook ?
- Quelles sont les 4 fonctions principales d’Outlook ?
- Paramétrer l’affichage des différents volets.
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Configurer et personnaliser un compte Outlook
- Paramétrer un nouveau compte POP ou IMAP.
- Gérer des fichiers de données (PST), Archivage, Export/Importation.
- Configurer son environnement de travail et différentes options.
- Travaux pratiques : Créer un compte, importer des messages, exporter des contacts, archiver les messages et modifier les options.
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Exploiter et paramétrer sa messagerie
- Ecrire, envoyer et transférer des messages simples et complexes
- Insérer des pièces jointes, contrôler la taille des fichiers
- Créer des nouveaux dossiers
- Créer des règles : de réponses automatiques, de classement automatique
- Organiser, prioriser ses messages par catégories et avec des indicateurs de suivi
- Concevoir et utiliser des signatures
- Gérer des courriers indésirables
- Rechercher/trier des messages : par date, expéditeur, …
- Travaux pratiques : Créer un message simple à complexe avec la gestion de sa messagerie de manière avancée en utilisant les bonnes pratiques.
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Organiser et gérer ses contacts
- Ajouter et supprimer un contact.
- Concevoir une carte de visite complète.
- Classer ses contacts.
- Créer et modifier des listes de distribution.
- Travaux pratiques : Ajouter un contact et le modifier. Créer une liste de distribution et lui envoyer un message en respectant les bonnes pratiques.
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Coordonner et optimiser l'usage de son calendrier.
- Planifier ses rendez-vous et ses réunions
- Paramétrer des options de périodicité.
- Gérer la réception d'une invitation
- Personnaliser l'affichage de son calendrier
- Vérifier la disponibilité de contacts et organiser une réunion, gérer les réponses, les relances
- Partager son calendrier et contrôler les droits d'autres utilisateurs dessus.
- Ajouter ou supprimer des jours fériés et des événements spéciaux.
- Administrer des groupes de calendrier
- Imprimer un calendrier
- Travaux pratiques : Personnaliser son calendrier et le partager. Créer un rendez-vous et une réunion, vérifier la disponibilité de ses participants. Paramétrer une périodicité sur un événement.
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Coordonner et optimiser la gestion de ses activités.
- Créer, modifier et suivre une liste de tâches
- Classer les tâches par ordre de priorité
- Déléguer, répondre et transférer des tâches
- Transformer un message en rendez-vous
- Transformer un message en tâche
- Concevoir et utiliser des notes
- Travaux pratiques : Créer une tâche et la déléguer. Concevoir des notes. Attester ses compétences avec la certification TOSA®.
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Activités à distance (Fast learning) - Parcours TOSA – 15h
- Niveau intermédiaire : • Affichage de contacts • Création et impression des contacts • Tri et gestion des contacts • Envoi des contacts comme pièce jointe • Carnet d’adresses • Groupes de contacts • Calendrier • Création des événements d’une journée entière • Création des rendez-vous périodiques • Modification des événements • Catégorisation et impression du Calendrier • Partage du Calendrier • Tâches • Gestion des tâches • Journal • Gestion et impression du Journal • Notes - Test final
- Niveau avancé : • Planification des réunions • Acceptation d’une demande de réunion • Modification des réunions • Annuler une réunion • Affecter une tâche • Organisation et impression du Calendrier • Partage de données • Accès délégué • Liste d’adresses globale en mode hors connexion • Dossiers en mode hors connexion • Importation et exportation d’éléments Outlook • Sauvegarde des dossiers personnels • Paramètres du compte de messagerie • Création de formulaires personnalisés • Utilisation de formulaires personnalisés • Gestion de formulaires personnalisés avancée - Test final
Équipe pédagogique
Intervenant : expert en bureautique et en travail collaboratif
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Questionnaire de positionnement (si nécessaire) ou Test d'évaluation Isograd
- Feuilles d'émargements à signer en ligne
- Mises en situation: exercices pratiques
- Tests effectués sur le site Isograd par l'apprenant
- Questionnaire d'autoévaluation distribué en fin de formation
- Questionnaire de satisfaction "à chaud" distribué en fin de formation
- Questionnaire de satisfaction "à froid" (envoyé 2 mois après la fin de la formation)
- Modalités pédagogique et d’assistance des activités à distance : Suivi pédagogique : Dans la convention de formation entre BM Formation et l’apprenant, les périodes d’activité à distance, de présentiel, de tests intermédiaires jusqu’au passage de la certification TOSA® sont précisés. En général, le formateur et l’apprenant se rencontrent chaque semaine dans l’entreprise de l’apprenant. Le suivi pédagogique est assuré par le formateur en présentiel. A l’aide de la plateforme administrateur XOS, le formateur accède aux différents modules et sous modules que l’apprenant a abordé et aux résultats des quiz auxquels l’apprenant répond.
- Activité à distance : La plateforme XOS permet l’impression de toutes les informations propres au suivi de l’apprenant (dates de réalisation des modules, temps passé par module, résultats des évaluation intermédiaires, modules restant à faire, …). Ce document est imprimé et est signé par l’apprenant et le formateur. Le formateur et l’apprenant font un point à chaque formation en présentiel sur les difficultés rencontrées par l’apprenant.
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation équipée d'une connexion internet, d'un grand écran et d'un paperboard.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
- Mise à disposition de PC équipés de MS Office
- Les activités à distance sont composées de 3 modules (initiation, intermédiaire et avancé). Chaque module comporte en moyenne une vingtaine de sessions de 15mn.
- Suivi technique et assistance : L’assistance technique est assurée par mail mbettan@bmformation.fr avec une réponse au plus tard dans les 24 heures.
Qualité et satisfaction
94% des apprenants sont satisfaits du contenu de la formation -
60% des candidats de niveau Opérationnel au départ ont obtenu au moins le niveau Avancé en 2019.
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- Score au TOSA entre 726 et 875 sur 1000 : niveau Avancé
Modalité d'obtention
- Passage de la certification dans les locaux de BM Formation ou en e-surveillance sur le PC du candidat (caméra, connexion internet) - le candidat devra présenter sa carte d'identité - Durée du test de certification : 1h
Détails sur la certification
- Le niveau opérationnel permet l'accès aux métier : d'assistant(e) de direction, de comptable, de directeur commercial, ... Pour aller plus loin : vous pouvez suivre la formation suivante : Outlook - Préparation au niveau Expert
Capacité d'accueil
Entre 1 et 7 apprenants
Délai d'accès
2 semaines
Accessibilité
BM Formation est entouré d'un réseau de partenaires, experts du handicap, contactez-nous pour personnaliser votre parcours de formation.
La formation peut être dispensée intégralement à distance.
Les locaux de BM Formation sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.