Outlook – Préparation au niveau Expert - TOSA
Formation mixte : 14h de tutorat et 15h de Fast learning
Formation créée le 08/11/2021. Dernière mise à jour le 09/09/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation pratique vous permettra d'approfondir vos connaissances et de développer votre maîtrise des fonctionnalités et bonnes pratiques du logiciel Outlook de façon experte. Elle intègre en fin de stage, le passage de l'examen de certification TOSA® qui attestera de votre niveau de compétences. A l’issue de la formation, le stagiaire aura : • une bonne maîtrise d’Outlook et de toutes ses fonctionnalités, • une meilleure efficacité dans sa communication via Outlook, • une meilleure organisation de son planning et de ses tâches. Formation en petit groupe, axée sur la pratique, basée sur des exemples concrets proposés par le(s)stagiaire(s). Passage OBLIGATOIRE de la Certification TOSA Outlook
Objectifs de la formation
- Créer et personnaliser un compte Outlook
- Maîtriser les indicateurs de suivi et les actions
- Maîtriser les délégations
- Configurer les flux RSS
- Créer des modèles de courriers électroniques
- Effectuer des recherches avancées
- Utiliser les calendriers de façon experte
- Créer des signatures avec lien hypertexte
- Importer et exporter les contacts, les calendriers
- Passage OBLIGATOIRE de la Certification TOSA Outlook
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Salarié d’entreprise souhaitant acquérir la maîtrise du logiciel Outlook pour améliorer sa productivité dans le travail quotidien
- Demandeur d'emploi souhaitant valider ses compétences par une certification
Prérequis
- Avoir le niveau avancé ou équivalent
Contenu de la formation
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Généralités :
- Pourquoi utiliser Outlook ?
- Quelles sont les 4 fonctions principales d’Outlook ?
- Paramétrer l’affichage des différents volets
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Environnement / Configuration / Sauvegardes
- Créer tout type de compte, Gérer les profils et les modifier si nécessaire
- Maîtriser l’environnement d’Outlook via l’onglet Fichier, Utiliser les compléments
- Maîtriser les indicateurs de suivi, Ajouter un indicateur via une règle, Ajouter un rappel sonore à un indicateur, Gérer le clic rapide, Maîtriser les actions rapides
- Maîtriser toutes les possibilités de la délégation, Accorder des autorisations, Connaître en détail les niveaux d’autorisation, Modifier les autorisations
- Configurer Outlook pour récupérer des flux RSS, Lire, gérer et supprimer des flux RSS, Connaître les options de synchronisation
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Messagerie
- Connaître les formulaires et les modèles de courriers électroniques, Créer des modèles OFT, les utiliser et les distribuer, Utiliser des formulaires
- Faire des recherches avancées, Utiliser la boîte de dialogue Recherche avancée, Utiliser les dossiers de recherche
- Créer des signatures très élaborées avec images et liens hypertexte
- Modifier la taille des images pour l’envoi par mail
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Calendrier et Tâches
- Créer des rendez-vous/réunions avec toutes les options existantes
- Afficher les numéros de semaine, ainsi que les jours fériés français et étrangers
- Utiliser le format ICS
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Gestion des contacts et notes
- Importer et exporter des contacts vers et depuis un fichier CSV
- Comprendre le mappage des champs
- Utiliser le mappage manuel
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Coordonner et optimiser la gestion de ses activités.
- Créer, modifier et suivre une liste de tâches
- Classer les tâches par ordre de priorité
- Déléguer, répondre et transférer des tâches
- Transformer un message en rendez-vous
- Transformer un message en tâche
- Concevoir et utiliser des notes
- Travaux pratiques : Créer une tâche et la déléguer. Concevoir des notes.
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Passage OBLIGATOIRE de la certification TOSA Outlook
- Certificateur : Isograd
- Date de décision : 14-12-2022
- Date d'échéance de l'enregistrement : 14-12-2024
- Date de dernière délivrance possible de la certification : 14-06-2025
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Activités à distance (Fast learning) Parcours TOSA – 15h
- Niveau intermédiaire : • Affichage de contacts • Création et impression des contacts • Tri et gestion des contacts • Envoi des contacts comme pièce jointe • Carnet d’adresses • Groupes de contacts • Calendrier • Création des événements d’une journée entière • Création des rendez-vous périodiques • Modification des événements • Catégorisation et impression du Calendrier • Partage du Calendrier • Tâches • Gestion des tâches • Journal • Gestion et impression du Journal • Notes Test final
- Niveau avancé : • Planification des réunions • Acceptation d’une demande de réunion • Modification des réunions • Annuler une réunion • Affecter une tâche • Organisation et impression du Calendrier • Partage de données • Accès délégué • Liste d’adresses globale en mode hors connexion • Dossiers en mode hors connexion • Importation et exportation d’éléments Outlook • Sauvegarde des dossiers personnels • Paramètres du compte de messagerie • Création de formulaires personnalisés • Utilisation de formulaires personnalisés • Gestion de formulaires personnalisés avancée Test final
Équipe pédagogique
Intervenant : expert en bureautique et en travail collaboratif
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Questionnaire de positionnement (si nécessaire) ou Test d'évaluation Isograd
- Feuilles d'émargements à signer en ligne
- Mises en situation: exercices pratiques
- Tests effectués sur le site Isograd par l'apprenant
- Questionnaire d'autoévaluation distribué en fin de formation
- Questionnaire de satisfaction "à chaud" distribué en fin de formation
- Questionnaire de satisfaction "à froid" (envoyé 2 mois après la fin de la formation)
- Modalités pédagogique et d’assistance des activités à distance : Suivi pédagogique : Dans la convention de formation entre BM Formation et l’apprenant, les périodes d’activité à distance, de présentiel, de tests intermédiaires jusqu’au passage de la certification TOSA® sont précisés. En général, le formateur et l’apprenant se rencontrent chaque semaine dans l’entreprise de l’apprenant. Le suivi pédagogique est assuré par le formateur en présentiel. A l’aide de la plateforme administrateur XOS, le formateur accède aux différents modules et sous modules que l’apprenant a abordé et aux résultats des quiz auxquels l’apprenant répond.
- Activité à distance : La plateforme XOS permet l’impression de toutes les informations propres au suivi de l’apprenant (dates de réalisation des modules, temps passé par module, résultats des évaluation intermédiaires, modules restant à faire, …). Ce document est imprimé et est signé par l’apprenant et le formateur. Le formateur et l’apprenant font un point à chaque formation en présentiel sur les difficultés rencontrées par l’apprenant.
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation équipée d'une connexion internet, d'un grand écran et d'un paperboard.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
- Mise à disposition de PC équipés de MS Office
- Les activités à distance sont composées de 2 modules (intermédiaire et avancé). Chaque module comporte en moyenne une vingtaine de sessions de 15mn.
- Suivi technique et assistance : L’assistance technique est assurée par mail mbettan@bmformation.fr avec une réponse au plus tard dans les 24 heures.
Qualité et satisfaction
94% des apprenants sont satisfaits du contenu de la formation -
75% des candidats de niveau Initial au départ ont obtenu au moins le niveau Opérationnel en 2022.
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- Score au TOSA entre 876 et 1000 : niveau Expert
Modalité d'obtention
- Passage de la certification dans les locaux de BM Formation ou en e-surveillance sur le PC du candidat (caméra, connexion internet) - le candidat devra présenter sa carte d'identité - Durée du test de certification : 1h
Détails sur la certification
- Le niveau Expert permet l'accès aux métier : d'assistant(e) de direction, de comptable, de directeur commercial, ... Pour aller plus loin : nous consulter
Durée de validité
- 3 ans
Capacité d'accueil
Entre 1 et 7 apprenants
Délai d'accès
2 semaines
Accessibilité
BM Formation est entouré d'un réseau de partenaires, experts du handicap, contactez-nous pour personnaliser votre parcours de formation.
La formation peut être dispensée intégralement à distance.
Les locaux de BM Formation sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.