Mieux gérer son Temps et son Organisation avec ChatGPT

• Comprendre sa relation au temps
• Acquérir, à partir de problèmes rencontrés dans les situations de travail, des méthodes et des outils d’organisation.
• Gérer les urgences, les contraintes et les imprévus
• Organiser son travail individuel pour mieux gérer le travail d’équipe.
• Sensibiliser et permettre de comprendre et d’analyser les phénomènes de groupe et les relations qui se jouent entre les individus dans le travail d’une équipe
• Comprendre le fonctionnement de l’IA ChatGPT
• Exploiter ChatGPT pour améliorer la gestion du temps

Réflexion préalable autour des concepts (Jour 1)

• Missions, activités et tâches de sa fonction
• Actions mises en œuvre

Analyser l’emploi de son temps

• Approche personnelle : perception du temps
• Distinguer les missions principales des missions secondaires
• Evaluation de son mode d’organisation
• Décrypter le déroulement de deux de ses journées
• Pointer les « voleurs de temps » et mesurer leur impact
• Comprendre les mécanismes internes de gestion du temps
• Autodiagnostic : analyser sa gestion du temps et déterminer ses Actions personnelles à mener

Optimiser son temps relationnel

• Gérer les sollicitations de son entourage
• Traiter efficacement l'information
• Utiliser les outils de communication adaptés :téléphone, e-mails, outils collaboratifs, échanges informels, réunions, entretiens...
• Coordonner son travail avec celui des autres
• Recentrer et aller à l'essentiel
• Jeu de rôle : élaborer une boîte à outils pour se concentrer sur ses priorités

Déterminer le sens de son temps (Jour 2)

• Privilégier les actions porteuses de sens
• Combattre les activités chronophages
• Réaliser ses objectifs : la boucle de la réussite
• Hiérarchiser et cadrer ses projet
• Distinguer l'important de l'urgent
• Déléguer pour retrouver du temps
• Cas pratique : élaborer une méthode d’analyse de ses priorités

Organiser son travail individuel pour mieux gérer le travail d’équipe

• Optimiser son espace de travail
• Intégrer le long terme dans le quotidien
• Anticiper, planifier pour conduire au mieux plusieurs tâches de front
• Identifier ses comportements freins pour utiliser ses ressources
• Prise de conscience et élaboration de son projet personnel d’amélioration, objectifs hebdomadaires
• Acquisition des méthodes et outils d’efficacité professionnelle : méthode ABC, méthode de structuration d’un problème ou d’une décision, méthode des critères, fiche-action, guide de travail, check-lists...
• Cas pratiques : Exercice sur « les voleurs de temps » et application d’une méthodologie, Elaborer un plan d’action personnalisé

Communiquer et négocier dans l’équipe de travail (Jour 3)

• Notion d’analyse comportementale (DISC) : compréhension de soi, compréhension des autres
• Comment communiquer avec les différents types de profils
• Comprendre et utiliser la démarche assertive
• La résolution de conflit dans la vie professionnelle,
• Préparation, organisation, déroulement et suivi de réunion
• Savoir à quoi dire oui... ou non ! Et s'affirmer
• Négocier objectivement sa charge de travail
• Gérer son « Chronostress » pour « absorber » les surcharges d’activité et se préserver
• Autodiagnostic, jeu de rôle, échange entre les participants

Introduction à ChatGPT et préparation des fils de Chat

• Généralités sur ChatGPT: Introduction à l'intelligence artificielle et au traitement du langage naturel.
• Présentation de ChatGPT : fonctionnalités, applications et cas d'utilisation.
• Prise en main de l'interface de ChatGPT : navigation, saisie de textes, interactions.
• Vue d'ensemble de ChatGPT : version 3.5 ou 4.0, capacités et limites techniques
• Exemples de domaines où ChatGPT a été utilisé avec succès (remarque : pour susciter dès le début l’intérêt de l’auditoire)
• Compréhension de la structure des conversations avec ChatGPT: Hiérarchie des échanges : messages d'entrée, réponses, suivi de contexte
• Bonnes pratiques pour organiser et gérer efficacement les fils de conversation
• Bonnes pratiques pour l'utilisation responsable de ChatGPT : éviter les biais, vérification des informations, etc

Rédaction de Prompts efficaces (jour 4)

• Techniques de rédaction de Prompts : Impact des différentes formulations de Prompts sur les réponses générées
• Utilisation de consignes claires et spécifiques pour orienter les réponses
• Incorporation de persona et de contexte pour des réponses cohérentes et pertinentes
• Analyse de réponses non-pertinentes : pourquoi elles se produisent et comment les améliorer
• Utilisation des Custom Instructions pour augmenter l’efficacité des réponses

Cas d'utilisations dans l’efficacité professionnelle :

• Gestion de projet, Analyse de l’existent, Aide à la génération d’idées créatives, Aide à la rédaction d’un Cahier des Charges, Planification des tâches, Analyse des risques, Capitalisation du projet
• Rédiger des courriers / emails dans différentes langues: A des clients, A des fournisseurs, A des prospects, Courrier pour apaiser un client en cas de retard, de conflit, Courrier de relance client/fournisseur
• Améliorer son efficacité professionnelle : Planifier une journée de travail (gestion du temps), Générer des contenus pour une réunion / une conférence, Préparer un plan pour un exposé, Élaborer des pistes de réflexion, Réécrire un texte, Générer des résumés, Se former aisément à une discipline complexe, Demander à ChatGPT de vous questionner sur vos connaissances

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